Digitales Vertragsmanagement

Viele Unternehmen verwenden Digital Transaction Management (DTM) Programme für die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern. Es handelt sich dabei um Cloud-basierte Anwendungen für Dokumenten-bezogenen Transaktionen. Dabei geht es nicht nur um reines Dokumenten-Management, sondern zusätzlich um Nachweisführung, Dokumentenaustausch, sichere Archivierung, Authentifizierung und das digitale Unterschreiben von Verträgen.

Gerade im digitalen Zeitalter sind DTMs innovative Lösungen, mit denen Rechtsgeschäfte sowohl schnell als auch sicher abgeschlossen werden können.

Wir unterstützen DTMs bei der Abwicklung von Verträgen. Diese sind oft besonders zeitkritisch und haben zudem unterschiedliche Sicherheitsanforderungen. Daher ist es wichtig, dass die jeweils passende Lösung zum Einsatz kommt. Durch den Fokus auf Verträge sprechen wir von Digital Contract Management.

Digitaler Vertragsabschluss mit eSigning.

Wenn Sie einen Vertragspartner haben, der erstmalig einen Vertrag über Ihr Digital Transaction Management System (DTM) unterschreiben soll, muss er sich dafür identifizieren. Er loggt sich in Ihr System ein und öffnet das Dokument, das er unterschreiben möchte. Wenn Sie IDnow eSign integriert haben, wird er automatisch zu unserer Video-Identifizierung weitergeleitet. Nach wenigen Minuten ist diese abgeschlossen und Ihr Vertragspartner erhält die Möglichkeit, sich mit seinem Namen und Passwort zu registrieren. Nimmt er das in Anspruch, entfällt beim nächsten Mal eine erneute Identifizierung.

Im Anschluss an die Identifizierung kann Ihr Vertragspartner das Dokument unterschreiben. Das geschieht innerhalb desselben Prozesses mittels Eingabe einer TAN. Es besteht an dieser Stelle die Möglichkeit, sowohl eine fortgeschrittene (AES) als auch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) durchzuführen – je nachdem, wie hoch das erforderliche Sicherheitsniveau ist.

Der Vertrag ist damit geschlossen und wird an die entsprechenden Vertragspartner zurückgeschickt.

 

Derzeit ist es wichtiger denn je, Verträge digital zu verwalten.

Downloaden Sie unsere Kurzanleitung zur elektronischen Unterschrift
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DocuSign and IDnow have a longstanding and trusted partnership. As the first agreement cloud technology vendor and a qualified trust service provider in Europe, DocuSign integrates with IDnow’s identity verification solutions to enable organizations to adopt legally valid electronic signing across Europe. Together, we’ve collaborated with regulators to provide new and accessible ways to sign digitally at the highest security level and comply with eIDAS qualified electronic signature requirements. We particularly appreciate IDnow’s emphasis on outstanding technology as well as their effort to fulfil the security standards.

Thibault De Valroger | Sr Director Business Development | DocuSign

Anwendungsfall.

Es gibt viele Verträge, die einer manuellen Unterschrift bedürfen. Im Rahmen eines Digital Transaction Management bietet es sich an, diese digital unterzeichnen zu lassen, um den komplett digitalen Prozess bis zum Ende zu ermöglichen. IDnow eSign die Lösung der Wahl.

Arbeitsverträge

Personalvermittlungen, Zeitarbeits- und Arbeitnehmerüberlassungsfirmen, in denen täglich viele Verträge unterschrieben werden müssen, verfügen oft über ein Digital Transformation Management-System. Darin werden die Arbeitsverträge zwischen ihnen und ihren Auftraggebern verwaltet. Mit eSign können sie digital und rechtssicher unterschrieben werden. Dazu schicken Personalvermittler und co. die zu unterschreibenden Verträge an die Auftraggeber. Meistens gibt es auf beiden Seiten mehrere Personen, die die Verträge unterschreiben sollen. Jeder der Unterzeichner seitens des Auftraggebers erhält eine Nachricht, dass der entsprechende Vertrag zur Unterschrift bereit liegt. Vor der Vertragsunterzeichnung muss sich jeder einzeln identifizieren lassen. Wenn sie öfter Verträge dieses Unternehmens unterzeichnen müssen, bietet es sich an, sich in dem System über IDnow zu registrieren, damit der Teil der Video-Identifizierung beim nächsten Mal nicht wiederholt werden muss. Im Anschluss an die Video-Identifizierung erfolgt die elektronische Signatur mit der Eingabe einer TAN.

Produktauswahl.

  • Geschäftspartner erhält eine E-Mail mit dem zu unterzeichnenden Vertrag.
  • Der IDnow-Prozess startet automatisch für die elektronische Unterschrift.

Expertenidentifikation.

  • Ident-Spezialist identifiziert Geschäftspartner mittels IDnow-Software in einem der Regulatorik entsprechendem Prozess.
  • Anschließend unterschreibt der Geschäftspartner den Vertrag elektronisch.

ID Übermittlung.

  • Der Vertrag ist geschlossen.
  • Sie werden umgehend per E-Mail informiert, dass der Vertrag unterzeichnet wurde.
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