Warum 95 % aller Unternehmen digitale Signaturen nutzen, um Geschäftsprozesse zu optimieren.

Wir zeigen Ihnen, wie führende Unternehmen aus Ihrer Branche bereits digitale Signaturen einsetzen, um wertvolle Geschäftsfelder zu erschließen, und wie Sie mit der Komplettlösung von IDnow schnell aufholen können.

Digitale Signaturen sind heute ein unverzichtbarer Bestandteil des Arbeitsalltags.

Ob für einfache Verträge oder die Authentifizierung hochwertiger Transaktionen: Immer mehr Unternehmen aus allen Branchen – von Banking bis Telekommunikation – lassen ihre Kunden digital unterschreiben.

Die Zahl der weltweiten E-Signatur-Transaktionen ist innerhalb von nur fünf Jahren von 198 Millionen auf über 4,7 Milliarden gestiegen. Dies zeigt, dass Unternehmen zunehmend effizientere, sicherere und gesetzeskonforme Wege zur Dokumentenverwaltung nutzen.

Mit dem Inkrafttreten von Vorschriften wie eIDAS 2.0, der Verordnung zur Bekämpfung von Geldwäsche, sowie AMLD6 wird die Wahl der richtigen Art von digitaler Signatur jedoch genauso wichtig wie deren Verwendung selbst. Während einfache elektronische Signaturen (SES) schnelle und reibungslose Abläufe ermöglichen und ideal für große Volumina sind, bieten fortgeschrittene (AES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) höhere Rechtssicherheit, Authentifizierung und grenzüberschreitende Anerkennung, was besonders für regulierte Sektoren wichtig ist.

Wer den Umstieg auf SES, AES oder QES verzögert oder die falsche Lösung wählt, riskiert Compliance-Probleme und Ineffizienzen. Sie sollten daher jetzt handeln.

IDnow erweitert sein Angebot an digitalen Signaturen und bietet neben der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) künftig auch die einfache elektronische Signatur (eES) und die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) an. In Kombination mit einer integrierten Identitätsprüfung stellen unsere Lösungen sicher, dass sowohl die Identität als auch die Berechtigung der unterzeichnenden Person authentisch sind.

Welche digitale Signatur zu Ihrem Unternehmen passt, erfahren Sie in unserem Blog: „Von SES bis QES: Was Ihr Unternehmen 2025 über digitale Signaturen wissen muss.“

10 Gründe, warum digitale Signaturen für Unternehmen unverzichtbar sind.

Digitale Signaturen steigern die Effizienz, senken die Kosten und verbessern die Konversionsraten – und das ist noch nicht alles. Im Folgenden finden Sie die zehn wichtigsten Gründe, warum Unternehmen wie Ihres digitale Signaturen in ihre IT-Landschaft integrieren sollten.

1. Besserer ROI: Durch den Wegfall von Papier können digitale Signaturen die Betriebskosten senken und den Verwaltungsaufwand reduzieren, so dass sich die Mitarbeiter auf die wichtigeren, höherwertigen Aufgaben konzentrieren können.
2. Jede Unterschrift spart: Trotz Preisunterschieden zwischen SES, AES und QES verkürzt die digitale Signatur den Vertragsabschluss um 70–90 %. Während eine handschriftliche Unterschrift unter Berücksichtigung von Druck, Versand und Arbeitsaufwand bis zu 30 € kosten kann, liegen die Kosten von QES, AES und SES bei einem Bruchteil davon.
3. Schnellere Verkaufszyklen: Verträge können ortsunabhängig in wenigen Minuten unterzeichnet werden – das beschleunigt Abschlüsse und Umsatzgenerierung.
4. Nachhaltige Skalierbarkeit: Schnellere Vertragsabschlüsse ermöglichen ein größeres Volumen bearbeiteter Dokumente und einen vergrößerten Kundenstamm ohne zusätzlichen Personalbedarf.
5. Rechtssicherheit: AES und QES sind EU-weit unter eIDAS anerkannt, ermöglichen internationale Geschäfte und fördern die Standardisierung digitaler Signaturen.
6. Sicherheit: Digitale Signaturen gewährleisten Authentizität und Integrität von Dokumenten und schützen vor Betrug und Datenlecks.
7. Zukunftssichere Akkreditierung: Mit einem akkreditierten Anbieter wie IDnow, einem Joint-Venture-Partner des Qualified Trust Service Providers (QTSP) IDnow Trust Services AB, bleiben Sie auch bei neuen Gesetzen rechtskonform. Zudem werden alle Nachweisdaten revisionssicher archiviert.
8. Umweltschutz: Weniger Papierverbrauch reduziert die CO₂-Bilanz und stärkt Ihre Nachhaltigkeitsziele.
9. Branchenübergreifende Zusammenarbeit: Interoperable Lösungen wie digitale Signaturen sind essenziell für eine optimale Unternehmensleistung und die Zusammenarbeit zwischen Branchen und Ländern.
10. Besseres Kundenerlebnis: Digitale Signaturen bieten höchsten Komfort – Kunden können sich in Sekunden registrieren, Verträge abschließen oder sich authentifizieren.

So erschließen digitale Signaturen neue Chancen in Ihrer Branche.

Innovative Unternehmen aus den Bereichen Finanzwesen, Mobility, Versicherungen, HR, Telekommunikation, Einzelhandel, Immobilien und öffentlichem Sektor integrieren digitale Signaturen in ihre Vertrauensarchitektur. Damit erreichen sie mehr Sicherheit, bessere Kundenerlebnisse und widerstandsfähige, digitale Ökosysteme und sind so für die Zukunft gewappnet.

So nutzen Ihre Wettbewerber digitale Signaturen bereits:

Finanzdienstleistungen.

Finanzinstitute stehen vor einer einzigartigen Herausforderung: Sie müssen nahtlose Kundenerlebnisse bieten und gleichzeitig die vollständige Einhaltung von Vorschriften wie Know Your Customer (KYC), eIDAS 2.0, GDPR und der bevorstehenden AMLR sicherstellen. Gängige Anwendungsfälle für digitale Signaturen in der Finanzdienstleistungsbranche sind:

• Hochwertige Kredite & Hypotheken: IDnow’s QES bietet ein Höchstmaß an Rechtssicherheit für bedeutende finanzielle Verpflichtungen und gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften.
  
  So funktioniert es: Sobald beide Parteien die relevanten Dokumente gelesen haben und die Identität des Unterzeichners überprüft wurde, bringt der Unterzeichner seine digitale Signatur an, die dann kryptografisch mit dem Dokument verknüpft und gesperrt wird, um Änderungen zu verhindern. Anschließend wird ein fälschungssicheres Siegel erzeugt, um einen Prüfpfad zu erstellen, der jede Aktion aufzeichnet und für Transparenz und rechtliche Zulässigkeit sorgt.

Weitere Anwendungsfälle: 

• Kontoänderungen & Serviceverträge [SES]
• Kontoeröffnung [AES]
• Grenzüberschreitende Transaktionen [AES]
• Kreditkartenverträge [QES]

Mobility.

Mobilitätsdienste erfordern flexible Lösungen für digitale Signaturen, die nahtlos über Geräte und Standorte hinweg funktionieren und für Mietverträge und Compliance unerlässlich sind. Häufige Anwendungsfälle für digitale Signaturen in der Mobilitätsbranche sind:

• Kurzzeitmiete und Carsharing: IDnows AES verbindet Sicherheit und Komfort. Es ermöglicht den Nutzern, Transaktionen schnell abzuschließen, und bietet den Betreibern gleichzeitig eine starke Identitätsüberprüfung.

So funktioniert es: Nachdem der Mobilitätsanbieter die Identität aller Unterzeichner überprüft hat, werden die Mietverträge und die dazugehörigen Dokumente auf eine sichere digitale Plattform hochgeladen. Sobald sie zur Unterzeichnung bereit sind, wird jede Partei authentifiziert und die digitale Signatur abgegeben, die sicher mit dem Dokument verknüpft ist. Anschließend wird ein vollständiger Prüfpfad erstellt und das Dokument mit einem fälschungssicheren Siegel versehen, das sicherstellt, dass es nach der Unterzeichnung nicht mehr verändert werden kann.

Weitere Anwendungsfälle:

• Service- und Richtlinien-Updates [SES]
• Langzeitmiete [QES]
• Leasing & Finanzierung [AES]
• Ride-Sharing und Mieten [AES]

Telekommunikation.

Telekommunikationsunternehmen bieten Lösungen für digitale Signaturen an, um die Kundenakquise und Richtlinienänderungen zu optimieren und Betrug zu verhindern. Häufige Anwendungsfälle für digitale Signaturen in der Telekommunikationsbranche sind:

• Tarifwechsel & Upgrades: IDnow’s SES bietet eine optimierte Erfahrung für bestehende Kunden, die Änderungen an ihren Services vornehmen.

So funktioniert es: Der Telekommunikationsanbieter erstellt ein digitales Dokument, in dem die neuen Tarifdetails, Bedingungen sowie die damit verbundenen Kosten oder Verpflichtungen aufgeführt sind. Anschließend überprüft der Kunde das Dokument und bestätigt die Änderungen mit einer digitalen Unterschrift. Danach wird das Dokument gesperrt und ein digitaler Prüfpfad erstellt, der Uhrzeit, Datum und Art der Unterschrift festhält.

Weitere Anwendungsfälle:

• Hochwertige Serviceaktivierung [AES]
• Neukundenverträge [AES]
• Handytausch [AES]
• Finanzierung [QES]

Versicherungen.

Die Versicherungsbranche setzt in hohem Maße auf digitale Signaturen, um die Ausstellung von Policen und die Bearbeitung von Schadensfällen zu optimieren. Häufige Anwendungsfälle für digitale Signaturen in der Versicherungsbranche sind:

• Einwilligungserklärungen [SES]
• Vertragsverlängerungen [SES]
• Ausstellung von Policen [AES]
• Schadensbearbeitung [AES]
• Lebensversicherung [QES]

Personalwesen (HR).

Personalabteilungen nutzen digitale Signaturen, um die Verwaltung von Mitarbeitern zu verbessern − von der Einstellung bis zur Entlassung. Häufige Anwendungsfälle für digitale Signaturen in der HR-Branche sind:

• Austrittsformalitäten [SES] 
• Interne Prozesse wie Urlaub oder Geschäftsreisen [SES]
• Arbeitsverträge [AES]
• Onboarding [AES]
• Zeitverträge [QES]

Einzelhandel & E-Commerce.

Der Einzelhandel und der E-Commerce-Sektor verlassen sich auf digitale Signaturen, um Abläufe zu optimieren, das Kundenerlebnis zu verbessern, Transaktionen zu sichern und die Einhaltung von Daten- und Verbraucherschutzgesetzen zu gewährleisten. Gängige Anwendungsfälle für digitale Signaturen im Einzelhandel und im E-Commerce sind:

• Bestellungen & Rechnungen [SES]
• Abonnements [SES]
• Retouren [SES]
• Datenschutz [SES]
• Lieferantenverträge [AES]

Öffentlicher Sektor.

Der öffentliche Sektor nutzt digitale Signaturen, um Dienstleistungen zu modernisieren, Bürokratie abzubauen, den Zugang der Bürger zu Dienstleistungen zu verbessern und die Transparenz von Verwaltungsprozessen zu gewährleisten. Häufige Anwendungsfälle für digitale Signaturen im öffentlichen Sektor sind:

• Genehmigungen & Lizenzen [SES]
• Ausschreibungen [AES]
• Identitätsprüfung [AES]
• Interbehördliche Zusammenarbeit [AES]
• E-Government [QES]

Immobilien.

Die Immobilienbranche nutzt digitale Signaturen, um komplexe, dokumentenlastige Prozesse zu vereinfachen und Ferntransaktionen zu ermöglichen. Zu den üblichen Anwendungsfällen für digitale Signaturen im öffentlichen Sektor gehören:

• Mietverträge [SES]
• Maklerverträge [AES]
• Kaufverträge [QES]
• Hypothekenvereinbarungen [QES]
• Grundbuchübertragungen [QES]

Die Unterschiede digitaler Signatur-Lösungen im Überblick.

IDnow bietet Ihnen eine umfassende Palette digitaler Signaturen – abgestimmt auf Ihre Anforderungen an Rechtssicherheit und Branchen-Use-Cases. Über IDnow Trust Services AB erhalten Sie zudem Identitätsprüfung und Vertrauensdienste aus einer Hand.

• Einfache elektronische Signatur (SES): SES ist die einfachste Form der digitalen Signatur und bietet eine unkomplizierte Möglichkeit, Zustimmung oder Genehmigung bei digitalen Transaktionen zu signalisieren. SES-Lösungen sind ideal für Szenarien mit geringem Risiko, bei denen Komfort und Schnelligkeit im Vordergrund stehen.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES): Die AES-Lösung von IDnow bietet ein höheres Maß an Sicherheit und Authentifizierung als SES. Da die Signatur sowohl mit dem Unterzeichner als auch mit den Daten verknüpft ist, sodass Änderungen erkennbar sind, eignet sich AES für Transaktionen, die eine starke Identitätsprüfung erfordern, jedoch nicht das volle regulatorische Gewicht von QES benötigen.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die QES von IDnow stellt den höchsten Sicherheitsstandard dar. Sie ist das rechtliche Äquivalent einer handschriftlichen Unterschrift in der EU gemäß der eIDAS-Verordnung. Sie wird mit einem qualifizierten digitalen Zertifikat eines QTSP erstellt und bietet maximale Rechtssicherheit für Transaktionen mit hohem Risiko.

Fünf Überlegungen zur Auswahl der passenden Signaturlösung für Ihre Branche.

1. Regulatorische Anforderungen? Welches Maß an Signaturen verlangen die Vorschriften Ihrer Branche für Ihre spezielle Transaktionsart?
   
2. Wie hoch ist der Transaktionswert? Transaktionen mit höherem Wert rechtfertigen im Allgemeinen stärkere Signaturtypen (AES oder QES).
   
3. Risikoprofil? Berücksichtigen Sie das Potenzial für Betrug oder Streitigkeiten im Zusammenhang mit der jeweiligen Transaktion.|
   
4. Prioritäten der Benutzererfahrung? Welche Erfahrungen erwarten Ihre Kunden? Geschwindigkeit, Sicherheit oder eine Balance zwischen beidem?
   
5. Budgets und Fristen? Obwohl keiner der beiden Faktoren ausschlaggebend dafür sein dürfte, warum sich ein Unternehmen für eine Lösung entscheidet, können SES und AES in der Regel schneller implementiert werden als QES-Lösungen. Zudem sind SES in der Implementierung erheblich günstiger.

Mit jeder Signatur mehr Geschäftserfolge.

Ganz gleich, ob Sie als Finanzdienstleister risikoreiche Transaktionen verwalten, als Mobilitätsanbieter Fahrzeugverträge verschlanken oder als Telekommunikationsunternehmen Serviceverträge optimieren – die Signaturlösungen von IDnow bieten die Tools, um Ihre Dokumenten-Workflows zu verändern und gleichzeitig Sicherheit und Compliance zu verbessern.

Sind Sie an weiteren Informationen über IDnows umfassendes Signatur-Portfolio interessiert? Lesen Sie unseren Blog „Von SES bis QES: Alles, was Ihr Unternehmen über digitale Signaturen im Jahr 2025 wissen muss“.

Von

Jody Houton
Senior Content Manager bei IDnow
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