Beschleunigte Time-to-Hire: Gojob reduziert Onboarding-Zeiten um 99,6 % mit IDnow

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Gojob hat seinen Rekrutierungsprozess modernisiert, indem manuelle Dokumentenprüfungen durch die automatisierte Identitätsprüfungslösung von IDnow ersetzt wurden. Durch die Automatisierung konnten Betrugsrisiken deutlich reduziert, die Prozesseffizienz erheblich gesteigert und ein schneller, skalierbarer sowie rechtssicherer Onboarding-Prozess etabliert werden – maßgeschneidert für ein hohes Rekrutierungsvolumen im Remote-Umfeld.

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Die Herausforderungen 

Vor der Zusammenarbeit mit IDnow setzte Gojob auf eine manuelle Dokumentenprüfung, die von einer externen Agentur durchgeführt wurde und oft bis zu 24 Stunden in Anspruch nahm – bei Verdachtsfällen sogar deutlich länger. Dieser Prozess war nicht nur zeitintensiv und kostenaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Gerade in Zeiten hoher Bewerbervolumina, etwa zu Black Friday oder Weihnachten, wurde eine schnellere, zuverlässigere und skalierbare Lösung dringend erforderlich. 

Warum IDnow

Gojob entschied sich aus mehreren entscheidenden Gründen für IDnow: 

• 🏢 Vertrauen der führenden HR-Dienstleister Europas: Bereits fünf der führenden europäischen Personaldienstleister setzen auf IDnow als Partner für sichere, zuverlässige und skalierbare Lösungen zur Identitätsprüfung. 
  
• 🚨 Branchenführende Betrugsprävention: IDnow überzeugt mit einer nachweislichen Erfolgsbilanz bei der Prävention von Identitäts- und Dokumentenbetrug und hilft Gojob somit, gefälschte Profile frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. 
  
• ⚙️ Flexible und maßgeschneiderte Identitätsprüfung: Durch seinen modularen Aufbau ist IDnow vielseitig einsetzbar und lässt sich individuell an unterschiedlichste Anforderungen im Personal- und Recruitingbereich anpassen – beispielsweise durch die Akzeptanz von Fotokopien. 
  
• 🪪 Umfassende Dokumentenabdeckung: IDnow verarbeitet über 3.700 verschiedene Identitätsdokumente aus mehr als 195 Ländern, darunter Personalausweise, Reisepässe, Aufenthaltsgenehmigungen und Arbeitsvisa. Damit können Personaldienstleister internationale Bewerber einfach, sicher und effizient onboarden.  

Die Lösung: Intelligente Identitätsprüfung auf höchstem Niveau 

Gojob entschied sich für IDnows KI-gestützte Lösung zur automatischen Identitätsprüfung mittels Dokumenten- und biometrischer Verifikation, um bereits zu Beginn des Onboarding-Prozesses sowohl die Identität der Bewerber als auch deren Dokumente zu validieren. Der Prozess, der zuvor oft 24 Stunden oder länger dauerte, wurde dadurch auf beeindruckende fünf Minuten verkürzt – eine massive Reduktion der Bearbeitungszeit um 99,6 %. Diese grundlegende Veränderung beschleunigte nicht nur den gesamten Einstellungsprozess erheblich, sondern steigerte auch maßgeblich die Produktivität der Recruiter, reduzierte interne Kosten und verbesserte gleichzeitig spürbar die Nutzererfahrung der Bewerber. 

"Die größte operative Verbesserung seit Beginn unserer Zusammenarbeit mit IDnow liegt eindeutig in der Echtzeit-Verifikation der Dokumente. Wir bearbeiten jährlich 2 Millionen Bewerbungen – diese Fähigkeit, Prüfungen unmittelbar durchzuführen, erlaubt es uns, unsere Zeitarbeiter schneller und effizienter einzusetzen."

Guillaume Dietrich, Product Director bei Gojob

Schnell, intuitiv und betrugssicher: Gojobs smarter Weg zur erfolgreichen Rekrutierung 

Der gesamte Bewerbungsprozess bei Gojob ist intuitiv und reibungslos gestaltet. Kandidaten starten einfach mit der Eingabe ihres Vor- und Nachnamens und laden dann die erforderlichen Dokumente hoch. IDnows automatisierte Lösung extrahiert daraufhin relevante Informationen, validiert diese sofort und füllt notwendige Datenfelder automatisch aus. Das Ergebnis spricht für sich: 90 % der Bewerberprofile werden dadurch vollständig ausgefüllt – Recruiter können somit einen Großteil der Bewerbungen ohne manuelle Eingriffe abschließen. Dies reduziert Abbruchraten, beschleunigt den Rekrutierungsprozess erheblich und erhöht die Zufriedenheit der Kandidaten. 

Zudem spielt die Lösung eine entscheidende Rolle in der Betrugsprävention. Durch automatisierte Prüfungen, die zuvor manuell und rein MRZ-basiert durchgeführt wurden, ist Gojob jetzt in der Lage, sämtliche Dokumente vollständig und zuverlässig zu verifizieren. Dies führte zu einer deutlichen Steigerung der Erkennungsrate betrügerischer Dokumente, stärkte die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und schützte nachhaltig die Markenintegrität von Gojob. 

Technische Umsetzung

Architektur & Integration: Nahtlos und skalierbar 

Die automatisierte Lösung von IDnow wurde mittels API nahtlos in die bestehenden Systeme von Gojob integriert – sowohl für Desktop als auch für mobile Anwendungen. Dies ermöglicht eine Dokumentenprüfung in Echtzeit. Dies ermöglicht eine Dokumentenprüfung in Echtzeit. Der gesamte Implementierungsprozess dauerte lediglich sechs Wochen, in denen IDnow das Unternehmen kontinuierlich mit persönlichem Support und technischer Expertise unterstützte. 

Individuelle Anpassungen für spezifische Anforderungen 

IDnows automatisierte Lösung wurde speziell auf die besonderen Bedürfnisse von Gojob zugeschnitten. Dazu gehörten beispielsweise die Akzeptanz von abgelaufenen Dokumenten und Fotokopien sowie die automatisierte Extraktion von Sozialversicherungsnummern aus Gesundheitskarten. Diese gezielten Anpassungen sorgen für maximale Flexibilität und machen die Lösung optimal geeignet für die besonderen Anforderungen bei der Einstellung zahlreicher Zeitarbeitskräfte. 

Regulatorische Compliance: Risikominimierung & Reputationsschutz 

Die Integration der automatisierten Lösung von IDnow gewährleistet, dass Gojob stets im Einklang mit den strengen Vorgaben des französischen Arbeitsrechts handelt, welches hohe Strafen für illegale Beschäftigung vorsieht. Die illegale Beschäftigung ausländischer Arbeitskräfte ohne gültige Arbeitsgenehmigung wird in Frankreich mit Bußgeldern von bis zu 75.000 Euro pro Mitarbeiter geahndet. 

Durch den proaktiven Einsatz der kontinuierlich weiterentwickelten IDnow-Technologie zur Verifikation der Echtheit von Dokumenten und Prüfung der Beschäftigungsberechtigung der Bewerber reduziert Gojob deutlich das Risiko rechtlicher Sanktionen und schützt zugleich nachhaltig die Reputation des Unternehmens sowie seiner Kunden. 

“Die wichtigste Erkenntnis, die wir gewinnen konnten, war, dass professionelles Dokumentenmanagement uns die Möglichkeit gibt, uns voll und ganz auf die Kompetenzen unserer Zeitarbeiter zu konzentrieren – genau das, worauf es letztendlich für unsere Kunden ankommt.”

Guillaume Dietrich, Product Director bei Gojob

Ergebnisse 

• 📉 99,6 % Reduktion der Bearbeitungszeit: Die Bearbeitungsdauer im Bewerber-Onboarding wurde von durchschnittlich 24 Stunden auf nur 5 Minuten verkürzt – mit einer deutlichen Beschleunigung des Einstellungsprozesses und einer signifikanten Steigerung der Produktivität auf Recruiter-Seite.
  
• 💵 Drei Vollzeitstellen (FTE) frei für wertschöpfende Tätigkeiten – 135.000 €/Jahr strategisch reinvestiert: Dank der Automatisierung mit IDnow konnte Gojob Kapazitäten von drei Vollzeitäquivalenten freisetzen, die zuvor in manuelle Echtheitsprüfungen gebunden waren. Diese Ressourcen im Wert von etwa 135.000 Euro pro Jahr konnten somit auf strategisch wertvollere, geschäftsfördernde Aufgaben umgelenkt werden.
  
• 🔄 90 % Abschlussquote der Bewerberprofile: Das automatische Vorausfüllen der Bewerberdaten ermöglicht es den Recruitern von Gojob, die Mehrheit der Bewerbungen ohne zusätzlichen manuellen Aufwand abzuschließen. Dies beschleunigt den Einstellungsprozess erheblich und reduziert Abbruchraten signifikant.
  
• ⌛ Implementierung in nur sechs Wochen: Innerhalb von nur sechs Wochen wurde die IDnow-Identitätsprüfung vollständig integriert – eine schnelle, effiziente und reibungslose Eingliederung in bestehende Abläufe und Systeme.
  

Ausblick

Mit Blick in die Zukunft plant Gojob, die automatisierte Lösung von IDnow noch weiter auszubauen und auf zusätzliche Dokumentenarten wie Zertifikate und Diplome auszuweiten. Diese Erweiterung der Lösung wird die Leistungsfähigkeit von Gojob weiter stärken und das Unternehmen gezielt bei der Expansion in neue Märkte und Tätigkeitsfelder unterstützen.